Web aplikacija verslui: kada verta kurti savo, o kada rinktis SaaS

Kiekvienas augantis verslas anksčiau ar vėliau susiduria su tuo pačiu klausimu: procesai, kurie anksčiau tilpo į „Excel“ lentelę ir el. paštą, nebetelpa. Užsakymai pasimeta, darbuotojai tą pačią informaciją suveda po kelis kartus, klientai skambina klausti, kokia jų užsakymo būsena. Tada svarstoma: pirkti paruoštą programą (SaaS) ar kurti savo web aplikaciją?

Teisingo atsakymo visiems nėra. Šiame straipsnyje padėsime įvertinti, kuris kelias tinka jūsų situacijai.

Kas yra web aplikacija

Web aplikacija – tai programa, veikianti naršyklėje: ją galima atidaryti kompiuteryje, planšetėje ar telefone, nieko neįdiegiant. Skirtingai nei įprasta svetainė, kuri daugiausia pateikia informaciją, aplikacija leidžia kažką daryti: rezervuoti laiką, pateikti užsakymą, sekti projekto eigą, tvirtinti dokumentus.

Dažniausi verslo aplikacijų tipai:

• Rezervacijų ir registracijų sistemos – vizitams, nuomai, užsiėmimams, paslaugoms.
• Vidiniai įrankiai – užsakymų valdymas, sandėlio apskaita, darbų paskirstymas, ataskaitos.
• Klientų portalai – vieta, kur klientas mato savo užsakymus, dokumentus, sąskaitas ar projekto būseną.
• Automatizacijos – sistemos, kurios sujungia skirtingas programas ir perima pasikartojančius darbus.

Paruoštas SaaS: kada tai geriausias pasirinkimas

SaaS (Software as a Service) – tai paruošta programa, už kurią paprastai mokama mėnesio ar metų prenumerata. Rezervacijų sistemos, CRM, projektų valdymo įrankiai, apskaitos programos – daugeliui jų yra puikių paruoštų sprendimų.

SaaS privalumai

• Greita pradžia – galima pradėti naudoti iškart.
• Mažesnės pradinės išlaidos – nereikia investuoti į kūrimą.
• Priežiūra įskaičiuota – atnaujinimais ir serveriais rūpinasi tiekėjas.
• Išbandyti sprendimai – jais jau naudojasi daugybė kitų įmonių.

SaaS rinkitės, jei

• jūsų procesas standartinis ir panašus į kitų tos srities įmonių;
• paruoštas įrankis padengia didžiąją dalį jūsų poreikių;
• jums tinka prisitaikyti prie programos logikos;
• vartotojų nedaug, todėl prenumeratos kaina išlieka priimtina;
• sprendimą reikia turėti greitai.

Jei paruoštas įrankis atitinka jūsų poreikius, jį ir rinkitės. Kurti savo sistemą verta tik tada, kai tam yra aiški verslo priežastis.

Individuali web aplikacija: kada ji atsiperka

1. Jūsų procesas unikalus

Jei jūsų darbo eiga reikšmingai skiriasi nuo standartinės – pavyzdžiui, sudėtinga kainodara, nestandartiniai užsakymo etapai ar specifiniai tvirtinimo žingsniai – paruoštas įrankis privers arba keisti procesą, arba daryti dalį darbų „šalia“ sistemos. Individuali aplikacija sukuriama pagal jūsų procesą, o ne atvirkščiai.

2. Naudojate per daug įrankių vienu metu

Dažnas vaizdas: rezervacijos vienoje sistemoje, klientai kitoje, sąskaitos trečioje, o viską jungia darbuotojas, kopijuojantis duomenis. Kiekvienas perkėlimas – laiko sąnaudos ir galimybė suklysti. Viena sistema arba automatizacija, sujungianti esamas programas, gali tai išspręsti.

3. Prenumeratos kaštai auga kartu su komanda

Daug SaaS įrankių kainuoja pagal vartotojų skaičių. Kai komanda auga, auga ir mėnesinės sąskaitos – o naudojama gali būti tik maža dalis funkcijų. Ilgesniu laikotarpiu verta paskaičiuoti, ar nuosavas sprendimas neatsieitų pigiau.

4. Tai jūsų konkurencinis pranašumas

Jei patogus užsakymo procesas, greitas aptarnavimas ar unikali klientų patirtis yra tai, kuo išsiskiriate, kurti tai ant to paties įrankio, kurį naudoja ir konkurentai, ne visada prasminga. Nuosava aplikacija gali tapti tuo, ko kiti neturi.

5. Reikia visiškos duomenų kontrolės

Kai kuriose srityse svarbu tiksliai žinoti, kur ir kaip saugomi duomenys, kas prie jų turi prieigą, ir turėti galimybę juos bet kada eksportuoti. Su nuosava sistema šiuos sprendimus priimate jūs.

6. Reikia integracijų, kurių SaaS nesiūlo

Jei turite specifinę apskaitos programą, tiekėjų sistemas ar įrangą, su kuria reikia keistis duomenimis, paruošti įrankiai ne visada turi reikiamų jungčių.

Ką reikia žinoti prieš kuriant savo aplikaciją

Individuali aplikacija – rimtas projektas, todėl verta realistiškai įvertinti:

• Pradinė investicija didesnė nei SaaS prenumerata, o naudą pajusite ne iš karto.
• Reikės priežiūros – atnaujinimų, saugumo, serverių, smulkių pakeitimų.
• Kūrimas užtrunka – nuo kelių savaičių paprastam įrankiui iki ilgesnio laiko sudėtingai sistemai.
• Jūsų įsitraukimas būtinas – niekas geriau už jus nežino, kaip veikia jūsų procesai.

Kaip sumažinti riziką

1. Pradėkite nuo problemos, ne nuo funkcijų sąrašo. Aiškiai apibrėžkite, kokį darbą sistema turi palengvinti ir kaip matysite, kad pavyko.
2. Kurkite etapais. Pirmiausia sukurkite minimalią veikiančią versiją, kuri išsprendžia svarbiausią problemą, išbandykite ją realiame darbe ir tik tada plėskite.
3. Įtraukite būsimus vartotojus. Darbuotojai ir klientai, kurie naudosis sistema, geriausiai žino, kas jiems trukdo.
4. Pasirūpinkite duomenų nuosavybe. Įsitikinkite, kad kodas ir duomenys priklauso jums.

Hibridinis kelias

Pasirinkimas nebūtinai „arba–arba“. Dažnai protingiausia naudoti gerus paruoštus įrankius standartiniams dalykams (pavyzdžiui, apskaitai ar el. paštui), o savo aplikaciją kurti tik ten, kur jūsų verslas iš tiesų unikalus. Taip pat galima sukurti nedidelę automatizaciją ar klientų portalą, kuris tiesiog sujungia jau naudojamas sistemas.

Trumpas kontrolinis sąrašas

Individualią web aplikaciją verta svarstyti, jei į daugumą šių klausimų atsakote „taip“:

• Ar darbuotojai tą pačią informaciją suveda keliose vietose?
• Ar paruošti įrankiai verčia keisti procesą taip, kad tai trukdo darbui?
• Ar prenumeratų kaštai nuolat auga?
• Ar svarbiausias procesas yra jūsų išskirtinumas?
• Ar reikia integracijų, kurių nėra paruoštuose sprendimuose?

Išvada

Paruoštas SaaS puikiai tinka standartiniams poreikiams ir greitai pradžiai. Individuali web aplikacija atsiperka tada, kai procesai unikalūs, įrankių per daug, kaštai auga, o sistema gali tapti konkurenciniu pranašumu. Svarbiausia – pradėti nuo realios problemos ir kurti etapais. O jei jūsų verslui pirmiausia reikia geros svetainės, pasidomėkite ir mūsų individualių svetainių kūrimu.

Jei svarstote, ar jūsų verslui reikia savo aplikacijos, peržiūrėkite mūsų verslo aplikacijų kūrimo paslaugą. Susisiekite – kartu įvertinsime jūsų procesus ir sąžiningai pasakysime, ar verta kurti savo sprendimą, ar užtenka paruošto įrankio.